TRAB. ESP. TODAS LAS ASIGNATURAS

proceso administrativo

INTRODUCCIÓN

 

 

Toda organización debe identificar cuales son sus objetivos a corto, mediano y largo plazo para definir cual será el plan de acción que ejecutará para la consecución de los mismos. De allí la importancia de que todos los miembros de la organización conozcan e internalicen esos planes para lograr alcanzarlos eficaz y eficientemente en el tiempo estipulado.

 

La presente investigación está enfocada básicamente hacia la explicación de los procesos administrativos de una organización y las ventajas que ofrece el mismo, las políticas,  la planificación y la definición de conceptos como la gerencia, los valores, la misión y la visión que debe establecer toda organización. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

PROCESOS ADMINISTRATIVOS

 

 

GERENCIA:

 

Concepto:             

 La Gerencia es un cargo que ocupa el director de una empresa y el cual desempeña múltiples funciones, es visto como la persona que ejerce un mandato sobre un grupo de personas dentro de la institución. De allí que, en muchos casos la gerencia cumple diversas funciones porque la persona que desempeña el rol de gerencial tiene que desenvolverse como administrador, supervisor, delegado, etc. Además también de coordinar todos los recursos a través del proceso de Planeamiento, Organización Dirección y Control a fin de lograr objetivos establecidos o metas a cumplir.

 

Misión:

La Misión es la razón por la que ha sido creada la empresa, y debemos tener mucho cuidado de no limitar el potencial  con unas cuantas palabras, ya que estaríamos coartando a la organización antes las oportunidades del entorno, es por ello la importancia de determinar una misión que nos permita crecer en el negocio donde estamos laborando, pues de no ser así ello la convertiría en inútil.        

 

            Ejemplos:

·         Mc Donalds no vende hamburguesas, vende una sonrisa

·         Avón no vende cosméticos, vende belleza.

 

 

 

Visión:

La Visión es donde quiere llegar la organización, en donde se ve la empresa a lo largo de los años, como quiere ser reconocida conforme crezca y logre su estabilidad y permanencia. Puede decirse que la visión es el sueño de lo que se quiere lograr. Los aspectos estratégicos para alcanzar la visión se deben concentrar en tres líneas fundamentales de acción: Capacitación, Reingeniería de Procesos y Certificación de Calidad. Cuando hay Visión Compartida en una empresa, existe un fuerte sentimiento de identificación y compromiso en el corazón de la gente, de manera que el camino hacia el futuro lo realizan todos, aportando y desarrollando potencial. Es un camino que se origina en el interior de las personas, a través de la construcción de una Visión Personal, según la cual, no basta con aumentar las aptitudes de las personas, sino que también es necesario mejorarlas, lo cual implica capacidad y voluntad para comprender y trabajar con las fuerzas que nos rodean, con espontaneidad y alegría. La práctica del Dominio Personal, según Peter Senge (1990) “supone aprender a mantener una visión personal clara de la realidad que nos circunda. El convencimiento y compromiso con una visión de futuro puede lograr acciones claras, pacientes y persistentes, en los procesos de cambio personal para alcanzar los resultados          esperados”.

           

            Ejemplos       de        visión:

“El Grupo Riba Smith es una institución respetada y admirada por sus valores humanos, donde el beneficio del cliente y del entorno es la meta de todos los que en el grupo trabajamos, donde el cliente se siente que compra productos y recibe servicios de gran valor y donde se respira un aire de armonía y alegría de trabajo”. Supermercado Riba Smith.

 

Valores:

Los Valores, como herramienta o enfoque gerenciales, han venido ocupando un lugar cada vez más relevante en las teorías y practicas de la administración en los últimos años. Entre los valores que, según investigadores, caracterizan a empresas exitosas se encuentran: brindar a los clientes calidad y servicios óptimos; considerar a su gente como el recurso mas valioso; apoyar la creatividad y la innovación; compartir información y trabajar en equipo; trato justo para todos; premiar los resultados relevantes; respeto y comunicación entre todos.

 

Quigley ofrece los siguientes “consejos para los líderes” para el trabajo con los valores:

 

Comparta la definición de sus valores. No existe mejor manera de asegurar el sentido de pertenencia y compromiso que la participación.
 

Si fuera necesario, modifique sus valores. Ellos deben ser una fuente de estabilidad en un mundo que cambia con tanta rapidez.
 

El sentido de los valores es conmover el corazón, no cerrar la mente. Mantenga una actitud abierta a los valores importantes de su gente.
 

Otorgue a los valores la importancia que da a las cifras. Recuerde que todas las personas comprenden los valores, pero no todas comprenden las       cifras.
 

Exprese sus valores en forma explicita y breve, su gente no tendrá dificultad alguna en recordarlos y transformarlos en acción con mayor facilidad.

 

La comprobación de sus valores radica en el efecto que ellos tienen en sus actuaciones en el sitio de trabajo.

 

Las empresas, a veces, se valen de sus directivos exitosos  para que transmitan sus conocimientos y experiencias profesionales, eso está bien, pero sería mejor aún si pudieran dar ejemplo de un liderazgo sólido basado en valores para un verdadero trabajo en equipo.

 

En la vida práctica las gerencias tienen que implementar valores internamente en la organización ya que de esta manera buscamos de mejorar la excelencia en calidad de productos y servicios. Es por ello que mencionamos una gama de valores desde diferentes puntos de vistas:

1.       Enseñar y Aprender desde la experiencia: Construir, Dedicar, Aprender, Participar.

2.      Iniciativa y Liderazgo: Mantener una actitud dinámica y comunicativa

3.      Calidad en la Gestión: optimizar recursos, Identificar los puntos clave, Buscar la mejora permanente.

4.      Orientación al Cambio y a la Innovación: Abierta a posibles cambios, Impulsar los cambios necesarios, Aportar solución innovadora.

5.      Servicio al Cliente: Conocer las necesidades, sentimientos y expectativas de los clientes, Preocuparse por valorar la satisfacción y fidelidad de los clientes, Buscar activamente las oportunidades para mejorar los productos y servicios y generar nuevo negocio.

6.      Trabajo en Equipo / Red: Contribuir activamente a que los equipos cumplan sus objetivos, Negociar teniendo en cuenta los diferentes intereses en juego, facilitando la resolución de conflictos en los equipos de trabajo, Anteponer los intereses del grupo a los de unidades de menor ámbito, a la hora de tomar decisiones, Saber trabajar en equipos inter-disciplinares, de distintas unidades, empresas y países en un clima de confianza y respeto mutuo.

 

 

POLÍTICA:

 

Importancia:                             

·         Facilitan la delegación de autoridad. 

·         Motivan y estimulan al personal. 

·         Contribuyen a lograr los objetivos de la empresa. 

·         Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones. 

·         Indican al personal como debe actuar en sus operaciones. 

 

Clasificación:

·         ESTRATÉGICAS O GENERALES.

Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

 

·         TÁCTICAS O DEPARTAMENTALES.

Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinará los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

 

·         OPERATIVAS O ESPECÍFICAS.

Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

 

 

OBJETIVOS ADMINISTRATIVOS:

 

Definición:                       

Es la meta que se persigue, que prescribe un ámbito definido y sugiere la dirección a los esfuerzos de planeación de un gerente. Esta definición incluye dos conceptos, desde el punto de vista del gerente son:

META es la mira que va a perseguirse y deber ser identificada en términos claros y precisos. No se habrá de confundir una meta con el área general de actividades deseadas, el hacerlo así pone en énfasis en los medios, no en la mira.

ÁMBITO de la meta que se persigue esta incluida en la declaración de los límites o restricciones prescritas que deberán observarse.

 

Importancia:

1.       Deben ser apropiados y adecuados, ya que si no es así, se puede retardar el éxito de la administración

2.      Dan importante guías de acción en áreas como toma de decisiones, eficiencia, organizacional, consistencia Organizacional y evaluación del desempeño.

                                  

Guía de los Objetivos:

La mayoría de los miembros de las organizaciones frecuentemente necesitan de directrices relacionadas con el trabajo. Si los objetivos organizacionales son usados como bases para estas directrices, tales objetivos servirán como guía para fomentar consistentemente aspectos como la toma de decisiones, actividad, productividad, calidad y planeación de los resultados efectivos.

 

 

PLANES (Planificación):

 

Definición:

Planificar es una de las funciones más importante para la supervisión. La planificación es en sí un proceso continuo que permite al supervisor alcanzar con mayor eficiencia los propósitos que se han establecido, por que se fundamenta en dos aspectos claves: la racionalidad y la previsión. La racionalidad permite orientar las acciones por desarrollar para lograr una situación determinada.

 

Importancia:

·         Propicia el desarrollo de la Empresa.

·         Reduce al máximo los riesgos.

·         Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

“Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior”.

El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guía para pensar en la toma de decisiones) y la administración o entre el director y el administrador o el supervisor. Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro.

 

Tipos:

·         ESTRATÉGICOS.

Son los que establecen los lineamientos generales de la planeación, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

 

 

·         TÁCTICOS O FUNCIONALES.

Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecución se dan a mediano plazo y abarcan un área de actividad específica.

 

·         OPERATIVOS.

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeación Táctica y su función consiste en la formulación y asignación de actividades más desarrolladas que deben ejecutar los últimos niveles jerárquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un área de actividad.

 

 

METAS

 

Definición:

                        Se pueden decir que son iguales a los objetivos de la empresa ya que las mismas  son la que fijan el rumbo  a seguir para consolidar una gestión administrativa o empresarial. Se puede decir en otras palabras que es el norte que se debe seguir y hacia donde se quiere ir o llegar en cada unas de las planificaciones ya sean políticas,  administrativas y/o empresariales.                       

 

VENTAJAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:

El Proceso Administrativo ofrece una serie de ventajas para que la gerencia se conduzca con mayores posibilidades de éxito. El Profesor Eduardo Román Morales, ha identificado las ventajas que a continuación señalamos.

Ventajas

·         Enseña a evitar los ‘no se puede’; fuerza a la mente humana a crear alternativas.

·         Proporciona una metodología en las decisiones. No sólo explica lo que se va a hacer, sino cómo y por qué debe hacerse.

·         Considera la posible evolución de los problemas y nos prepara sus cambios.

·         Combate la subjetividad. No da oportunidad a los “yo creo”, recurre a los hechos para argumentar las reglas de conducta.

·         Genera una mentalidad de resultados. Obliga a eliminar excusas, pretextos, disculpas, etc.

·         Pone énfasis en el aspecto humano, y coadyuva especialmente en la comunicación de lo necesario y de lo posible, esto frente a accionistas, inversionistas, banqueros, clientes, obreros, vecinos, proveedores, etc.

·         Induce al logro de objetivos, ya que establece lo que debe hacerse en el corto, mediano y largo plazos.

·         Reconoce la existencia de individuos, grupos formales, informales y no formales.

·         Contribuye a la conducta de secuencias lógicas de los proyectos de trabajo, auspiciando la coherencia interna de las actividades administrativas.

·         Estimula el trabajo multidisciplinario o interdisciplinario o transdisciplinario, al darle a cada profesión y puesto su lugar, dejando que la administración, se ocupe de las labores de integración de equipos.

·         Constituye la precisión y la diferencia en la búsqueda tanto de la eficacia como de la eficiencia.”

En torno a lo anterior, el Profesor Odilón González Huerta tiene las siguientes observaciones:

·         Que el Proceso Administrativo no fuerza a la mente humana a buscar alternativas sino a la voluntad de los hombres para acatar los procedimientos, técnicas, métodos, etc., que se emplean en las diversas fases.

·         La metodología que se emplea en el Proceso Administrativo es el método científico, y este tiene por misión la búsqueda de la objetividad.

·         En realidad, no obliga a eliminar las excusas pretextos o disculpas, más bien pretende eliminar los obstáculos a la obtención de las ganancias.

·         El Proceso Administrativo no pone énfasis en el aspecto humano, se emplea para obtener resultados sin reparar en las consecuencias.

Además de las anteriores, tiene una ventaja fundamental:

Combate el empirismo, la intuición, la improvisación y la decisión precipitada.

 

 

CONCLUSIÓN

 

 

Toda organización debe tener presente que su éxito depende de una adecuada planificación que establezca los objetivos a lograr en el tiempo y la forma como alcanzados, definiendo claramente las políticas que guiarán sus actuaciones en el manejo de los recursos humanos, materiales y financieros.

 

Así mismo, se debe tener presente que para que el proceso administrativo en su conjunto se cumpla a cabalidad, las organizaciones deben contar con lideres que sepan dirigir y escuchar, para que sean capaces de incidir en el resto del personal, logrando que las actividades se realicen tal como se planearon, disminuyendo los errores y omisiones en los procesos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

BIBLIOGRAFÍA

 

 

CAMPILLO CUATTI, Héctor. Diccionario Académico Enciclopédico 100.000.

Ediciones Fernández, México 1998, 830 Págs.

 

Instituto de Altos Estudios Sindicales, Como Planificar, Segunda Versión, Enero 1986, 39 Págs.

 

M. en C. Eduardo Bustos Farías, Procesos Administrativos, Junio 2003

 

OCEANO / CENTRUM, Diccionario de Administración y Finanzas, 704 Págs.

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